オフィス移転のToDoリスト！スケジュール、費用、進め方の完全ガイド

オフィス移転は、多くの事業主にとって一大イベントであり、「何から手をつけていいか分からない」と感じることも少なくありません。このガイドでは、オフィス移転をスムーズに進めるための基本的な流れとスケジュールを、ToDoリスト形式でご紹介します。さらに、移転を成功させるための費用目安やコツも詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転の全体像：基本の流れとスケジュール

オフィス移転の流れ

1.目的・要件・方向性の決定 【目安】14〜10カ月前

2.移転先の決定・契約手続き 【目安】14〜10カ月前

3.現オフィスの解約手続き 【目安】6カ月前

4.新オフィスの設計 【目安】9〜6カ月前

5.工事・引っ越し・各種届出 【目安】6カ月前〜移転月

6.運用体制・マニュアル整備 【目安】移転後

上記はオフィス移転の大まかな流れと、それぞれの対応時期の目安です。オフィス移転にかかる合計期間は、一般的に6ヶ月から1年程度が目安となります。しかし、この期間はあくまで一般的なものです。会社の規模や移転先の規模、従業員数などによって必要な準備期間は大きく変動します。

大切なのは、ご自身の会社の規模や移転の状況を踏まえて、各移転作業にどの程度の期間が必要かを具体的に見積もり、独自のスケジュールを立てることです。
それによって、「いつまでに何をすべきか」が明確になり、やるべきことを効率的に整理できます。

✓オフィス移転のToDo【1】
目的・要件・方向性を決める（14〜10カ月前）

オフィス移転を成功させるには、まず最初の段階で、移転の目的、必要な要件、そして目指す方向性を明確に決めることが重要です。この基本的な計画をしっかりと練っておくことで、今後発生する様々な対応が具体的に見えてくるでしょう。結果として、移転作業全体を非常にスムーズに進められます。

会社の規模や従業員数にもよりますが、この重要なプロセスは移転日の14〜10ヶ月前から着手することをおすすめします。早めに方針を固めることで、後々の手戻りを防ぎ、効率的な移転を実現できます。

オフィス移転の「目的」を決める

【ToDoリスト】目的を明確にするために考えること
✓　現在のオフィスの問題点は？ 【具体例】 ・立地が不便 ・テレワークが増えてスペースが余っている ・従業員が増えてスペースが足りない など
✓　移転によってどんなオフィスにしたい？ 【具体例】 ・従業員にとって交通の便がよい立地に移転したい ・不要なスペースを削減したい ・従業員数に見合う広さのオフィスにしたい など

オフィス移転は、多大な費用と労力を伴う一大プロジェクト。
だからこそ、まず最初に「なぜオフィスを移転する必要があるのか」という目的を明確にすることが不可欠。

現在のオフィスにおける具体的な問題点や悩みは何でしょうか？
それらの課題を解決し、移転によってどのような姿を実現したいのか具体的なビジョンを描きましょう。社員の生産性向上、企業ブランディングの強化、優秀な人材の確保、コスト削減など、期待する効果は多岐にわたります。

この目的がはっきりとしていると、ただ移転先を探すだけでなく、新しいオフィスの方向性を決める際にも大いに役立ちます。明確な目的を持つことで、移転作業全体がよりスムーズに進み、費用や労力をかけた分の大きなリターンを得られるでしょう。

オフィス移転の「要件」を決める

【ToDoリスト】要件を決めるために考えること

✓　予算(移転作業全体にかかる費用、各費用の内訳など) ✓　スケジュール(移転作業の開始日、移転日など) ✓　移転を進めるプロジェクトメンバー(誰をメインに移転の各対応を進めるかなど)

オフィス移転をスムーズに進めるためには、予算設定とスケジュール作成も極めて重要です。この二つの土台をしっかりと築くためにも、まずはオフィス移転を推進するメインのプロジェクトチームを立ち上げましょう。このチームが中心となり、詳細な予算計画と実行可能なスケジュールを立案していきます。

プロジェクトチームには、必要に応じて社外の専門コンサルタントを導入することもおすすめ。
なぜなら、現在のオフィスの課題は明確でも、移転に関する具体的なノウハウや経験を持つ従業員は少ないのが一般的だからです。プロ目線からのアドバイスやサポートを得ることで、予期せぬ問題を防ぎ、より効率的でスムーズな移転が期待できます。

オフィス移転の「方向性」を決める

【ToDoリスト】方向性を決めるために考えること

✓　移転先の規模・設備・機能(入居可能人数、部屋の数、電源容量、防音性能など) ✓　移転によって叶えたい理想のオフィスの形

プロジェクトメンバーが主体となり、新しいオフィスの広さ、設備、機能、そしてコンセプトといった方向性を具体的に検討していきましょう。

もちろん、実際の移転では予算という制約があるため、時には妥協点も出てきます。しかし、まずは「こんなオフィスにしたい」という理想の形を自由に思い描くことが大切です。

最初に明確にした「移転の目的」を常に軸としながら、叶えたい理想と、実現可能な部分とのバランスを検討し、最終的な方向性を定めていきます。このプロセスにおいて、中心となるメンバー全員が共通認識を持ち、一体となって方向性を決めることが極めて重要です。この基盤がしっかりしていれば、オフィス移転は成功へと大きく近づくでしょう。

✓オフィス移転のToDo【2】
移転先の決定・契約手続き（14〜10カ月前）

移転の目的・方向性の決定と並行しながら、新しい移転先の決定と契約手続きも進めていきましょう。

いくつかの作業を同時進行することで、全体のスケジュールに無理が生じにくく、結果としてスムーズなオフィス移転を実現できます。

移転先の新オフィスを選定

【ToDoリスト】新オフィスを選定するためのポイント

✓　立地 ✓　周辺環境 ✓　オフィスの広さ ✓　入居・契約にかかるコスト(賃料、管理費、敷金など) ✓　セキュリティ、安全面 ✓　共用部分の使いやすさ ✓　駐車場や駐輪場の有無 ✓　ビル全体の使用可能時間 など

新しいオフィスを選ぶ際は、立地や周辺環境、オフィスの広さなど、多角的な視点から総合的に判断しましょう。

予算面では、もちろん毎月かかる賃料や管理費も重要です。移転の目的や方向性によっては、さらにチェックすべき要素が増えることもあります。

現在のオフィスの課題や、移転によって「より良い働き方」をどう実現したいかを軸に選びましょう。焦って一つに絞り込まず、まずは複数の候補を比較検討し、あなたの会社に最適な場所を見つけてください。

新オフィスの契約手続きを進める

【ToDoリスト】新オフィスの契約手続きでやること

✓　賃料・保証金など初期費用の支払い ✓　契約開始時期の決定 ✓　工事区分の確認 など

新しいオフィスの選定が終わったら、いよいよ契約手続きです。
賃料、保証金、更新料などの費用面、契約開始時期、そして工事区分をしっかり確認しましょう。
大切なのは、契約書に記載されているすべての条件や特約事項をくまなく読み込むことです。
少しでも疑問や懸念があれば、遠慮せずに不動産業者や弁護士などの専門家に相談し、納得がいくまで確認しましょう。この入念な最終確認が、安心でスムーズなオフィス移転の土台となります。

✓オフィス移転のToDo【3】
現オフィスの解約手続き（6カ月前）

解約に際してやること

✓　解約予告(賃貸借契約書に則って解約予告を行う) ✓　原状回復工事の依頼(内装の原状回復を行う)

新オフィスの選定と同時に、現オフィスの解約手続きも進める必要があります。新しいオフィスにばかり意識が向きがちですが、解約に関する対応も決して疎かにしてはいけません。

具体的なルールは、現在の賃貸借契約書に詳しく記載されているはずなので、まずは契約書を細部までしっかりと確認しましょう。一般的に、退去日の6ヶ月前までに解約予告を行うと定められているケースが多いです。

契約書で解約通知の期限や手続き方法を把握したら、それに従って原状回復工事の依頼・実施などを滞りなく進めてください。このプロセスを確実にこなすことで、後々のトラブルを避け、スムーズなオフィス移転を完了できます。

✓オフィス移転のToDo【4】
新オフィスの設計（9〜6カ月前）

【ToDoリスト】新オフィスの設計で考えること

✓　ゾーニング(部署ごとに必要な広さを考え区画分けする) ✓　コンセプトに沿ったレイアウト ✓　各部屋の配置 ✓　設備の配置 ✓　必要な家具の選定

オフィス移転の目的と方向性を軸にして、新しいオフィスのレイアウトや設備の配置を具体的に決めていきましょう。複数の部署がある場合は、部署ごとに使用するスペースを区分けすることから始めます。

まずは大まかなレイアウトを決定し、それから細部の設備や配置へと進むのがおすすめです。従業員が日々の業務をスムーズに行えるよう、動線を意識しながらレイアウトを考えることが非常に重要です。各部屋の配置を考える際は、自社の従業員のみが使用するスペース（執務室、休憩室など）と、来訪者とも共有するスペース（エントランス、会議室など）に分けて検討すると効率的です。

レイアウトが固まったら、新オフィスに必要な家具や設備を具体的に洗い出しましょう。この際、購入だけではなくレンタルやリースも選択肢に入れると、初期費用を大幅に削減できる可能性があります。

✓オフィス移転のToDo【5】
工事・引っ越し・各種届出（6カ月前〜移転月）

移転先のオフィス内の工事や現オフィスからの引っ越しなど、これまで決めてきたことを形にしていきます。移転に伴って必要な各種届出なども漏れなく行いましょう。

工事業者を選定して依頼・工事を実施する

【ToDoリスト】工事を進めるうえでやること一覧

✓　業者の選定・決定 ✓　スケジュール確定 ✓　ビル管理会社への申請

新しいオフィスの工事の依頼は、必ず複数の業者から見積もりを取ってから決定してください。いくつかの見積もりを比較検討することで、余計な費用負担を軽減できる可能性があります。

業者を決定したら、次に具体的な工事内容の打ち合わせを行い、詳細なスケジュールを組みましょう。オフィス移転には、通常の業務に加え、さまざまな負担が伴います。そのため、会社の繁忙期を避け、できるだけ通常業務への影響が少ない日程で工事を進めるのが賢明です。

また、工事開始前には、必ずビル管理会社への必要な申請を忘れずに行ってください。これを怠ると、工事が遅れたり、トラブルに発展したりする可能性があるので注意しましょう。

引っ越し業者の選定・社内通知をして移転を進める

【ToDoリスト】引越しを進めるうえでやること
引越し業者に対する対応	✓　引っ越し業者の選定 ✓　作業内容の確認 ✓　廃棄物引き取りの可否
社員に対する対応	✓　スケジュール通知 ✓　マニュアル作成 ✓　廃棄する備品の選定

オフィス移転を滞りなく進めるには、引っ越し業者の選定と社員への丁寧な情報共有が鍵となります。工事完了時期や希望移転日に合わせて、複数の引っ越し業者から見積もりを取り、料金だけでなく具体的な作業内容・廃棄物引き取りの可否までしっかり比較検討して決めましょう。

並行して、プロジェクトチームは全社員に決定スケジュールを通知し、移転の流れや新オフィスのレイアウト、コンセプトなどを記したマニュアルを共有することで、スムーズな移転作業を促します。各部署には、廃棄する備品、引き継ぐ備品、そして梱包方法について事前に確認を取っておくと、当日の混乱を避けられます。

各機関へ必要な届出・手続きを行う

【ToDoリスト】オフィス移転において必要な各種手続き

法務局 ✓　本店移転登記申請書：移転日から2週間以内(支店は3週間以内)

税務署 ✓　事業年度・納税地・資本金額等の異動届出書：移転後速やかに ✓　給与支払事業所の開設・移転・廃止届出書：移転日から1カ月以内

都道府県税務事務所 ✓　事業開始等申告書：移転日から1カ月以内

労働基準監督署 ✓　労働保険名称・所在地等変更届：移転日の翌日から10日以内 ■労働保険の成立手続き関連 ✓　労働保険概算保険料申告書：保険関係の成立日から50日以内 ✓　労働保険確定保険料申告書：保険関係の消滅日の翌日から50日以内 ✓　労働保険関係成立届：保険関係の成立日の翌日から10日以内 ■労働基準法関連 ✓　適用事業報告：移転後速やかに ✓　就業規則(変更)届：移転後速やかに ✓　時間外労働、休日労働に関する協定届：移転後速やかに ■労働衛生法関連 ✓　安全管理者選任報告：移転後速やかに ✓　衛生管理者選任報告：移転後速やかに ✓　産業医選任報告：移転後速やかに

社会保険事務所 ✓　適用事業所名称/所在地変更(訂正)届：原則移転から5日以内

消防署 ✓　防火対象物工事等計画届出書：工事開始の7日前まで ✓　防火対象物使用開始届出書：使用開始の7日前まで ✓　防火管理者選任(解任)届出書：入居日までに速やかに

郵便局 ✓　郵便物届出変更届：移転後速やかに

公共職業安定所 ✓　事業主事業所各種変更届：移転日の翌日から10日以内

その他 ✓　インフラ等の契約変更：移転後速やかに ✓　銀行口座：移転後速やかに ✓　クレジットカードの登録内容変更：移転後速やかに

オフィス移転に際して、一般的に必要な届出や手続きは上記の通りです。法務局への登記変更や税務署への所在地変更届出など、数多くの届出を行う必要があります。

オフィスの移転計画を立てる時点で必要な届出や手続きをしっかりと確認しておき、提出期限に間に合うよう、漏れのないように実施しましょう。

✓オフィス移転のToDo【6】
運用体制・マニュアル整備（移転後）

【ToDoリスト】移転後にやること一覧

✓　運用体制の整備 ✓　マニュアル作成

新しいオフィスでの業務を円滑に進めるためには、移転後の運用体制をしっかりと整えることが不可欠です。
各部門が連携し、それぞれの役割分担を明確にしながら、新しい運用体制を構築していきましょう。さらに、新オフィスでの運用マニュアルを作成し、社員全員が共通認識を持って業務に取り組めるようにすることも大切です。

移転後には、社員アンケートなどを活用して問題点を洗い出し、継続的に改善を図ることで、より快適で効率的なオフィス環境を作り上げていくことが重要です。

オフィス移転をスムーズに進める！3つの秘訣

1. 社員全員で共通認識を持つ
2. スケジュールに余裕を持った行動
3. 社外や取引先への周知を忘れずに

１．社員全員で共通認識を持つ

オフィス移転を成功させるには、社員全員が共通認識を持つことが何よりも大切です。たとえプロジェクトの中心メンバーが詳細を把握していても、日常業務に深く関わっていない社員には、移転の目的や全体像が十分に伝わっていないことが少なくありません。

そこで、移転の狙いや方向性、具体的なスケジュール、そして各部署の役割分担などを全社員にしっかりと周知し、理解を深めてもらいましょう。これにより、社員一人ひとりが当事者意識を持ち、協力体制が自然と生まれます。

また、移転に伴う業務フローの変更点や、新しいオフィスでの働き方については、事前に説明会や研修の場を設けることをおすすめします。そうすることで、社員全体の認識が統一され、移転後の業務もスムーズにスタートできるでしょう。

２．スケジュールに余裕を持った行動

オフィス移転を成功させるには、スケジュールに余裕を持った行動をすることが重要です。新しいオフィスの選定から契約手続き、現在のオフィスの解約手続きなど、やるべきことは山積み。これらにできるだけ早く着手することで、後々の焦りをなくし、余裕を持って進められます。

また、引っ越し業者や工事業者の手配も同様です。早い段階で見積もりを取り、業者を決定することで、希望する日程での作業を確保しやすくなります。もし手配が遅れると、「この日しか空いていません」と業者から指定されてしまい、全体のスケジュールが組みにくくなることも。不測の事態や急なスケジュール変更にも柔軟に対応できるよう、常に先手を打って準備を進めていきましょう。

３．社外や取引先への連絡を忘れずに

オフィス移転は社内への周知はもちろんのこと、取引先への連絡もマストです。もし連絡を忘れてしまうと、信用問題に発展する可能性もあります。移転の事実が人づてに伝わる可能性もありますが、必ず正式な形でお知らせを行いましょう。

適切なタイミングで移転の情報発信ができるよう、事前にスケジュールを立て、はがきの印刷やメール送信といった準備を進めておくことをおすすめします。

予算はどれくらい？オフィス移転費用の目安

• 現オフィスの退去に必要な費用の目安
• 新オフィスの契約・移転に必要な費用の目安

オフィス移転には、さまざまな費用がかかります。主に必要な費用の内訳と目安を覚えておきましょう。

現オフィスの退去に必要な費用の目安

現オフィスの退去に必要な費用一覧

・原状回復工事費用 ・不用品処分費用 ・家賃・水道光熱費 ・各種届出・手続きにかかる費用　など

オフィスを退去する際、最も大きな費用となるのが原状回復工事費用です。まずは賃貸借契約書をしっかり確認し、どの程度の工事が必要か把握しましょう。

場合によっては、ビルオーナーから特定の業者を指定され、費用が予想以上にかさむこともあります。また、契約解除までは家賃や水道光熱費も発生しますし、法務局での手続きなどにも費用が必要です。これらの詳細を洗い出し、必ず予算に含めておくようにしましょう。

新オフィスの契約・移転に必要な費用の目安

新オフィスの契約に必要な費用	・前家賃 ・保証金 ・礼金 ・仲介手数料 ・火災保険料 ・保証会社費用 など
新オフィスへの移転に必要な費用	・引っ越し費用 ・内装工事費用 ・電話・ネットワーク等の工事費用 など

新しいオフィスを契約する際は、入居月の家賃だけでなく、翌月分も合わせて支払うのが一般的です。これに加え、保証金や礼金、仲介手数料なども必要になります。また、賃貸契約で保証会社の利用が求められるケースもあるため、入居手続きにはまとまった費用がかかることを覚えておきましょう。

実際にオフィスを移転するとなると、他にも費用が発生します。例えば、引っ越し費用はもちろんのこと、内装工事費用、新しい家具や備品の購入費用、そして電話やインターネット環境を整えるためのネットワーク工事費なども考慮に入れる必要があります。

＞オフィスの移転費用について詳しくはこちら

＞家賃保証とは？詳しくはこちら

オフィス移転の賢い選択肢「居抜き物件」

オフィス移転は、多岐にわたる準備や手続きが必要なだけでなく、かなりの費用がかかります。もし、できる限り費用負担を抑えたいとお考えなら、移転先に「居抜き物件」を選ぶのがおすすめ！

オフィス移転先に「居抜き物件」を選ぶメリット

• 前テナントの内装や設備を引き継げる
• オフィス移転にかかるコストを削減できる

オフィス移転先として居抜き物件を選ぶことには、大きなメリットがあります。

居抜き物件とは、以前のテナントが使用していた内装や設備がそのまま残されている物件のことです。もし同じくオフィスとして使われていた物件を選べば、前テナントの内装や設備を引き継げるため、新たな内装工事や設備設置の手間を省き、スムーズにオフィス移転を進められます。これにより、内装工事費や設備購入費といったオフィス移転にかかるコストを大幅に削減できます。

ただし、注意点もあります。現在の内装や設備が、あなたの会社のニーズに合っているかどうかの慎重な確認が不可欠です。もし自社に必要な内装や設備とかけ離れている場合は、結局内装工事が必要になり、コスト削減のメリットが薄れてしまう可能性もあります。

オフィス・事務所物件も豊富な「居抜き店舗.comオフィス版」

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ポイントをおさえてオフィス移転を成功に導きましょう！

オフィス移転は、やることが山積みのプロジェクト。まずはなぜ移転するのか、どんなオフィスにしたいのか、その目的と方向性を明確にすることが肝心です。理想の姿を具体的に描き、それに向けてゆとりあるスケジュールを組み、必要な手続きを一つひとつ着実に進めていきましょう。できる限り早めに行動することで、スムーズな移転が実現します。

費用面が気になる場合は、「居抜き物件」を選ぶのがおすすめです。以前オフィスとして使われていた物件なら、内装や設備をそのまま活用できることが多く、大幅なコスト削減につながります。「居抜き店舗.com オフィス版」では、オフィス・事務所用の居抜き物件も豊富に取り扱っていますので、ぜひ一度ご相談ください。